Funktionen
Alles, was Ihr Team braucht. Nichts, was es nicht braucht.
Apensum deckt den ganzen Ablauf ab, von der Zeiterfassung bis zum Monatsabschluss – mit allen Schweizer Besonderheiten eingebaut.
Arbeitszeit & Präsenz
Ein- und ausstempeln oder den Tag nachträglich erfassen. Apensum weiss, wie viel jede Person an jedem Tag arbeiten soll.
- Ein- und Ausstempeln mit einem Klick oder Zeiten nachträglich erfassen
- Persönliche Arbeitszeitmodelle: Minuten pro Wochentag, Teilzeit und unregelmässige Wochen, mit Verlauf
- Tagessoll aus dem Modell, abzüglich Feiertagen und bewilligten Absenzen
- Korrekturen durch die Person, ihre vorgesetzte Person oder HR – nur solange der Monat offen ist
- Teamansicht für Vorgesetzte und HR mit einer Zeile pro Person
Projektzeit
Stunden auf Projekte buchen, unabhängig von der Präsenz – und trotzdem merken, wenn es nicht aufgeht.
- Stunden pro Projekt und Tag, getrennt von der Präsenzzeit
- Hinweis, wenn die Projektzeit eines Tages die Präsenz über eine festgelegte Toleranz hinaus übersteigt
- Monatliches Projektzeitblatt, freigegeben von den jeweiligen Projektverantwortlichen
- Ein monatlicher Projektrapport als PDF pro Person, über alle Projekte
Absenzen
Anträge, Freigaben und der Teamkalender an einem Ort.
- Ferien und andere Absenzen bei der vorgesetzten Person beantragt und von ihr freigegeben
- Krankheit und Unfall direkt erfasst; die vorgesetzte Person wird informiert statt gefragt
- Nachweise wie ein Arztzeugnis direkt an der Absenz
- Teamkalender für den Monat, mit den Feiertagen des Kantons
- Absenzarten und ihre Regeln pro Organisation einstellbar
Ferien- & Überstundensaldi
Saldi, die für jedes Pensum und jeden Kanton stimmen – immer aktuell.
- Ferien in Vollzeittagen, anteilig nach Pensum, mit Übertrag und individuellen Ansprüchen
- Überstunden aus den Monatsdifferenzen plus dokumentierten Korrekturen
- Überzeit über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit als eigenes Konto
- Freigegebene Monate sind abgeschlossen, offene Monate werden laufend berechnet
- Monatsbericht mit Warnungen bei hohen Über- oder Minusstunden
Zeitblätter & Freigaben
Ein sauberer Monatsabschluss, jede Freigabe bei der richtigen Person.
- Monatliches Arbeitszeitblatt, eingereicht bei der vorgesetzten Person
- Die Freigabe schliesst den Monat ab und legt das Zeitblatt als PDF ab
- Ein Freigabe-Eingang für Zeitblätter, Absenzen und Spesenabrechnungen
- Anträge folgen der Linie – und wandern mit, wenn die vorgesetzte Person wechselt
- Wiedereröffnen eines Monats durch Vorgesetzte oder HR, wenn etwas zu korrigieren ist
- Jeden Eintrag als Erinnerung per E-Mail an Kolleginnen und Kollegen weiterleiten
Spesen
Vom Beleg bis zur Auszahlung ohne Papier.
- Beleg direkt im Spesenformular: Foto, Drag-and-drop oder Einfügen
- Spesen zu Spesenabrechnungen bündeln und zur Freigabe einreichen
- Spesenverarbeitung für die Buchhaltung nach der Freigabe
- Neueste zuerst, mit dem Beleg direkt im Detail sichtbar
Anfragen & Kommunikation
Fragen an Vorgesetzte oder HR ohne E-Mail-Chaos.
- Anfragen an die vorgesetzte Person oder eine Abteilung, mit Nachrichtenverlauf
- Anhänge per Büroklammer, Drag-and-drop oder eingefügtem Screenshot
- Übernehmen, Status und Archiv für alle, die eine Anfrage bearbeiten
- Benachrichtigungen in der App und per E-Mail
- Mitarbeiterverzeichnis mit Telefon, E-Mail, Abteilung und Präsenzstatus
Dokumente & Personaldossier
Alle persönlichen Dokumente an einem Ort – und das Dossier von HR bleibt vertraulich.
- Eine persönliche Dokumentenseite: Zeitblätter, Projektrapporte, Belege und Nachweise
- Personaldossier für HR: Beurteilungen, Bonusschreiben, Verträge, Zeugnisse
- Jedes Dossierdokument für die Person freigegeben oder nur für HR sichtbar
- Alle Dateien mit AES-256 verschlüsselt gespeichert
Organisation & Administration
Apensum passt sich Ihrem Unternehmen an – nicht umgekehrt.
- Abteilungen, Funktionen und Linienvorgesetzte, mit Verlauf
- Rollen mit feinen Berechtigungen pro Bereich und Umfang (eigene, Team, alle)
- Module pro Organisation ein- oder ausschalten
- Konfigurierbare Formulare und eigene Felder
- Ihr eigenes Logo und Ihre Farben
- Mehrere Organisationen in einem Konto, jede mit eigenen Einstellungen
- Demnächst: eigene Subdomain, z. B. ihrefirma.apensum.ch
Sprachen & Assistent
Alle arbeiten in ihrer eigenen Sprache.
- Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, pro Person wählbar
- PDFs in der Sprache der jeweiligen Person
- Datum und Zahlen im Schweizer Format
- Optionaler KI-Assistent: Fragen in normaler Sprache, beantwortet im Rahmen der Berechtigungen
Apensum selbst ausprobieren
Die Demo läuft mit Beispieldaten einer fiktiven Firma. Wählen Sie auf der Anmeldeseite ein Demo-Konto und klicken Sie sich durch – ohne Registrierung.