Fonctionnalités
Tout ce dont votre équipe a besoin. Rien de superflu.
Apensum couvre tout le cycle, de la saisie du temps à la clôture du mois – avec les particularités suisses intégrées.
Temps de travail & présence
Pointer à l’arrivée et au départ, ou saisir la journée après coup. Apensum sait combien chacun doit travailler chaque jour.
- Pointage d’arrivée et de départ en un clic, ou heures saisies après coup
- Horaires de travail personnels : minutes par jour de semaine, temps partiel et semaines irrégulières, avec historique
- Temps à effectuer selon l’horaire, moins les jours fériés et les absences validées
- Corrections par la personne, son responsable ou les RH – uniquement tant que le mois est ouvert
- Vue d’équipe pour responsables et RH, une ligne par personne
Temps de projet
Imputer des heures aux projets indépendamment de la présence – tout en remarquant quand les comptes ne tombent pas juste.
- Heures par projet et par jour, séparées de la présence
- Un avertissement quand le temps de projet d’une journée dépasse la présence au-delà d’une tolérance définie
- Relevé mensuel des projets, validé par le responsable de chaque projet
- Un rapport de projets mensuel en PDF par personne, couvrant tous les projets
Absences
Demandes, validations et calendrier d’équipe au même endroit.
- Vacances et autres absences demandées au responsable hiérarchique et validées par lui
- Maladie et accident saisis directement ; le responsable est informé au lieu d’être sollicité
- Justificatifs, comme un certificat médical, joints à l’absence
- Calendrier d’équipe du mois, avec les jours fériés du canton
- Types d’absence et leurs règles configurables par organisation
Soldes de vacances & d’heures supplémentaires
Des soldes justes pour chaque taux d’activité et chaque canton – toujours à jour.
- Vacances en jours à plein temps, au prorata du taux d’activité, avec report et droits individuels
- Heures supplémentaires issues des écarts mensuels et des corrections documentées
- Travail supplémentaire au-delà de la durée maximale légale tenu dans un compte séparé
- Les mois validés sont clôturés, les mois ouverts sont calculés en continu
- Rapport mensuel avec alertes en cas d’heures supplémentaires élevées ou d’heures manquantes
Relevés d’heures & validations
Une clôture de mois nette, chaque validation chez la bonne personne.
- Relevé mensuel du temps de travail soumis au responsable hiérarchique
- La validation clôture le mois et classe le relevé en PDF
- Une boîte de validation pour relevés d’heures, absences et notes de frais
- Les demandes suivent la hiérarchie – et changent de destinataire quand le responsable change
- Réouverture d’un mois par le responsable ou les RH quand une correction s’impose
- Tout élément transférable par e-mail à un collègue, en guise de rappel
Frais
Du justificatif au remboursement, sans papier.
- Justificatif joint directement dans le formulaire de frais : photo, glisser-déposer ou coller
- Frais regroupés en notes de frais et soumis pour validation
- Traitement des frais par la comptabilité après validation
- Les plus récents en premier, justificatif visible dans le détail
Demandes & communication
Des questions au responsable ou aux RH sans chaos d’e-mails.
- Demandes au responsable hiérarchique ou à un département, avec fil de messages
- Pièces jointes par trombone, glisser-déposer ou capture d’écran collée
- Prise en charge, statut et archive pour qui traite la demande
- Notifications dans l’application et par e-mail
- Annuaire des collègues avec téléphone, e-mail, département et présence
Documents & dossier du personnel
Tous les documents personnels au même endroit – et le dossier RH reste confidentiel.
- Une page de documents personnels : relevés d’heures, rapports de projets, justificatifs
- Dossier du personnel pour les RH : évaluations, lettres de bonus, contrats, certificats
- Chaque document du dossier partagé avec la personne ou réservé aux RH
- Tous les fichiers stockés chiffrés en AES-256
Organisation & administration
Apensum s’adapte à votre entreprise – et non l’inverse.
- Départements, fonctions et lignes hiérarchiques, avec historique
- Rôles avec autorisations fines par domaine et portée (soi-même, équipe, tous)
- Modules activés ou désactivés par organisation
- Formulaires configurables et champs personnalisés
- Bientôt : votre propre sous-domaine, p. ex. votreentreprise.apensum.ch
- Plusieurs organisations dans un compte, chacune avec ses réglages
- Votre propre sous-domaine, p. ex. votreentreprise.apensum.ch
Langues & assistant
Chacun travaille dans sa propre langue.
- Français, allemand, italien et anglais, au choix de chaque personne
- PDF dans la langue de chaque personne
- Dates et nombres au format suisse
- Assistant IA facultatif : questions en langage courant, réponses dans le cadre des autorisations
Essayez Apensum vous-même
La démo fonctionne avec les données d’exemple d’une entreprise fictive. Choisissez un compte de démonstration sur la page de connexion et explorez librement – sans inscription.